In 6 stappen beginnen met automatiseringen

Geld en tijd besparen? Focus op je core business. Deze 6 stappen helpen je met administratieve automatisering!

Veel bedrijven vinden het lastig om te starten met administratieve automatisering, daarom geven we in 6 stappen mee hoe je administratieve automatiseringen opzet, met handige voorbeelden uit de praktijk.

Stap 1: Identificeer de processen die geautomatiseerd kunnen worden.

Begin met het maken van een lijst van alle handmatige en tijdrovende taken binnen je bedrijf. Denk hierbij aan repetitieve taken zoals gegevens invoeren, facturen opstellen, e-mails versturen, voorraadbeheer, het plannen van afspraken...  

Door een grondige analyse van je dagelijkse bedrijfsprocessen te maken, kun je prioriteit geven aan de taken waarmee je veel tijd zou besparen als ze geautomatiseerd worden.

Voorbeelden van processen om te automatiseren:

• Gegevens invoeren: Het handmatig invoeren van klantgegevens in je CRM-systeem.
• Factureren: Het opstellen en versturen van facturen naar klanten.
• E-mails versturen: Automatische bevestigingsmails voor afspraken of bestellingen.
• Voorraadbeheer: Bijhouden van voorraadniveaus en automatisch bestellen bij lage voorraad.

De administratieve experts van Freelance Office kunnen door hun ervaring bij verschillende klanten snel deze processen identificeren, vraag dus zeker onze expertise als je hier hulp bij nodig hebt!

Stap 2: Kies geschikte software voor jouw noden.

Er zijn veel tools beschikbaar die je kunnen helpen bij het automatiseren van verschillende taken. Denk aan tools zoals Zapier, Typeform, MAKE, Airtable, en Integromat. Het is belangrijk om een tool te kiezen die past bij de specifieke behoeften van jouw bedrijf en de processen die je wilt automatiseren.

Voorbeelden van software voor het inzetten van automatiseringen:

• Zapier: Voor het koppelen van verschillende apps en het automatiseren van workflows.
• Typeform: Voor het maken van interactieve formulieren en enquêtes.
• MAKE (voorheen Integromat): Voor het creëren van complexe automatiseringen en integraties.
• Airtable: Voor het beheren van gegevens in een spreadsheet-achtige database met automatiseringsmogelijkheden.

Stap 3: Stel de automatisering in waar nodig, eventueel met outside expertise

Nadat je de processen en software hebt gekozen om te automatiseren, moet het ook daadwerkelijk ingesteld worden. De automatiseringen kunnen inhouden dat je workflows opzet, triggers en acties configureert, en zorgt dat alles correct is ingesteld. Als je niet zeker weet hoe je dit moet doen, overweeg dan om outside expertise in te schakelen. Een consultant of een specialist kan je helpen bij het correct instellen van de automatiseringen, zodat alles soepel verloopt.

Voorbeelden van software en de benodigde instellingen:

• Workflow instellen in Zapier: Maak een workflow die automatisch nieuwe leads in je CRM invoert wanneer een klant een formulier op je website invult.
• Typeform integratie: Koppel Typeform met je e-mailmarketingplatform om automatisch nieuwe inschrijvingen aan je mailinglijst toe te voegen.
• Airtable automatiseringen: Stel een automatische herinnering in die je team op de hoogte stelt wanneer een project een bepaalde deadline nadert.

Stap 4: Train je team zodat zij ook gemakkelijk met de tools kunnen omgaan

Zodra de automatiseringen zijn ingesteld, is het belangrijk om je team te trainen. Zorg ervoor dat zij weten hoe de nieuwe tools werken en hoe ze deze in hun dagelijkse werkzaamheden kunnen integreren. Dit kan door middel van trainingen, workshops of online tutorials. Een goed getraind team kan het meeste halen uit de automatiseringen en kan problemen snel oplossen.

Voorbeelden hoe je personeel kunt opleiden in automatiseringen:

• Workshops: Organiseer een workshop waarin je team stap voor stap leert hoe ze de nieuwe automatiseringstools kunnen gebruiken.
• Online tutorials: Bied online tutorials aan zodat teamleden op hun eigen tempo kunnen leren.
• Interne documentatie: Maak gedetailleerde handleidingen en FAQ's die teamleden kunnen raadplegen bij vragen of problemen.

Stap 5: Monitor en optimaliseer tot je zeker weet dat alles goed werkt

Na de implementatie is het belangrijk om de prestaties van je automatiseringen te monitoren. Controleer regelmatig of alles goed werkt en optimaliseer waar nodig. Dit kan inhouden dat je de workflows aanpast, nieuwe triggers toevoegt, of de instellingen wijzigt om betere resultaten te behalen. Door continu te monitoren en optimaliseren zorg je ervoor dat je automatiseringen up-to-date blijven en optimaal presteren.

Voorbeelden hoe je de automatiseringen optimaliseert:

• Analyseer prestaties: Gebruik analytics-tools om te bekijken hoe effectief je automatiseringen zijn en waar er verbeteringen mogelijk zijn.
• Feedback verzamelen: Vraag je team om feedback over de automatiseringen en gebruik deze informatie om aanpassingen door te voeren.
• Bijwerken van workflows: Pas workflows aan op basis van veranderende bedrijfsbehoeften of nieuwe softwarefuncties.

Stap 6: Schaal op en bespaar tijd en geld

Wanneer je zeker weet dat je automatiseringen goed werken, is het tijd om op te schalen. Dit betekent dat je meer processen kunt automatiseren en zo nog meer tijd en geld kunt besparen. Door steeds meer taken te automatiseren, kun je je nog meer focussen op je corebusiness en je bedrijf verder laten groeien.

Voorbeeld hoe je automatiseringen opschaalt:

Identificeer extra processen die geautomatiseerd kunnen worden en voeg deze toe aan je bestaande workflows.

Automatisering zorgt ervoor dat je minder tijd hoeft te besteden aan routinetaken zoals gegevensinvoer, facturering en rapportage. Hierdoor kunnen je medewerkers zich richten op waardevolle corebusiness taken.

Je moet in het begin wat tijd investeren, maar op de lange termijn werkt het efficiënt en kostenbesparend.

Heb je vragen over dit artikel of kun je wel wat hulp gebruiken bij het opzetten of identificeren van administratieve processen? Laat dan zeker je vraag achter via de button!

4 september 2024